1. 개인정보 보호법 규정
제38조(권리행사의 방법 및 절차) ① 정보주체는 제35조에 따른 열람, 제35조의2에 따른 전송, 제36조에 따른 정정ㆍ삭제, 제37조에 따른 처리정지 및 동의 철회, 제37조의2에 따른 거부ㆍ설명 등의 요구(이하 “열람등요구”라 한다)를 문서 등 대통령령으로 정하는 방법ㆍ절차에 따라 대리인에게 하게 할 수 있다. <개정 2020. 2. 4., 2023. 3. 14.>
② 만 14세 미만 아동의 법정대리인은 개인정보처리자에게 그 아동의 개인정보 열람등요구를 할 수 있다.
③ 개인정보처리자는 열람등요구를 하는 자에게 대통령령으로 정하는 바에 따라 수수료와 우송료(사본의 우송을 청구하는 경우에 한한다)를 청구할 수 있다. 다만, 제35조의2제2항에 따른 전송 요구의 경우에는 전송을 위해 추가로 필요한 설비 등을 함께 고려하여 수수료를 산정할 수 있다. <개정 2023. 3. 14.>
④ 개인정보처리자는 정보주체가 열람등요구를 할 수 있는 구체적인 방법과 절차를 마련하고, 이를 정보주체가 알 수 있도록 공개하여야 한다. 이 경우 열람등요구의 방법과 절차는 해당 개인정보의 수집 방법과 절차보다 어렵지 아니하도록 하여야 한다. <개정 2023. 3. 14.>
⑤ 개인정보처리자는 정보주체가 열람등요구에 대한 거절 등 조치에 대하여 불복이 있는 경우 이의를 제기할 수 있도록 필요한 절차를 마련하고 안내하여야 한다.
2. 권리행사 방법
정보주체는 개인정보처리자에게 직접, 대리인을 통하여 개인정보의 열람, 정정ᆞ삭제, 처리정지(이하 “열람등요구”라 한다)의 권리를 행사할 수 있음. 정보주체를 대리할 수 있는 사람은 ① 정보주체의 법정대리인, ② 정보주체로부터 위임을 받은 자이다.
개인정보 자기결정권이 제한되는 만 14세 미만 아동은 법정대리인을 통하여서만 개인정보처리자에게 개인정보 열람 등 요구를 할 수 있다. 그러므로 14세 이상의 정보주체는 대리인을 통하지 않고도 본인이 직접 개인정보처리자에게 열람등요구를 할 수 있다.
대리인이 정보주체를 대리하여 열람등 요구를 할 때에는 개인정보처리자에게 정보주체의 “위임장(법정서식)”을 제출하여야 한다.
3. 열람등요구에 대한 대응
(1) 정보주체 본인 확인 방법
개인정보처리자는 열람등요구를 받았을 때에는 열람등요구를 한 사람이 본인이거나 정당한 대리인인지를 확인하여야 한다. 이 경우 개인정보를 수집하는 방법과 같거나 보다 쉽게 정보주체가 열람등 요구의 권리를 행사할 수 있도록 간편한 방법을 제공하여야 하며, 개인정보를 수집할 때 요구되지 않았던 증빙서류 등을 요구하거나 추가적인 절차를 요구할 수 없다.
정보주체 본인확인에 대하여 「개인정보 보호법」은 특별한 규정을 두고 있지는 않지만, 본인확인을 위한 합리적 수단으로 객관적으로 인정되는 방식이면 된다.
(2) 정보주체의 대리인 확인 방법
정보주체의 대리인 확인에 대하여서도 「개인정보 보호법」은 특별한 규정을 두고 있지는 않지만, 본인확인을 위한 합리적 수단으로 객관적으로 인정되는 방식이면 된다.
따라서 열람등요구를 하려는 정보주체의 대리인의 경우에는 대리인 본인에 관한 신원확인뿐만 아니라 정보주체와 대리인 사이의 대리관계를 증명할 수 있어야 한다. 다만, 개인정보를 수집하는 방법과 같거나 보다 쉽게 정보주체가 열람등요구의 권리를 행사할 수 있도록 간편한 방법을 제공하여야 하며, 개인정보를 수집할 때 요구되지 않았던 증빙서류 등을 요구하거나 추가적인 절차를 요구할 수 없다.
(3) 공공기관의 특례
공공기관은「전자정부법」 제36조 제1항에 따라 행정정보의 공동 이용을 통하여 본인이거나 정당한 대리인인지 확인을 할 수 있는 경우에는 행정정보의 공동이용을 통하여 확인하여야 한다.
다만, 해당 공공기관이 행정정보의 공동이용을 할 수 없거나 정보주체가 확인에 동의하지 아니하는 경우에는 그렇지 아니하다.
(4) 열람등요구 방법의 제공 의무
개인정보처리자는 정보주체가 열람등요구를 할 수 있는 구체적인 방법과 절차를 마련하고, 이를 정보주체가 알 수 있도록 공개하여야 한다.
열람등요구의 권리행사 방법 및 절차는 개인정보를 수집하는 방법과 같거나 보다 쉽게 정보주체가 열람등요구의 권리를 행사할 수 있도록 간편한 방법을 제공하여야 하며, 개인정보를 수집할 때 요구되지 않았던 증빙서류 등을 요구하거나 추가적인 절차를 요구할 수 없다.
또한, 정보주체가 편리하게 선택할 수 있도록 다양한 권리행사 방법, 예를 들면, 방문, 서면, 전화, 전자우편, 인터넷 웹사이트 등 다양한 방법으로 정보주체가 열람등요구를 할 수 있도록 하여야 한다.
(5) 이의제기절차 마련 및 안내 의무
개인정보처리자는 정보주체가 열람등요구에 대한 거절 등 조치에 대하여 불복이 있는 경우 이의를 제기할 수 있도록 필요한 절차를 마련하고 안내하여야 한다.
특히 이의제기를 받은 후 개인정보처리자는 해당 사안에 대한 공정한 처리를 위하여 외부전문가를 참여시키거나 기관 내부의 통제장치를 마련하여야 한다.
4. 수수료 및 우송료 청구
개인정보처리자는 열람등요구를 하는 사람에게 수수료와 사본의 우송을 청구받은 경우에 한하여 우송료를 청구할 수 있다.
수수료와 우송료의 금액은 열람등요구에 필요한 실비의 범위에서 해당 개인정보처리자가 정한다.
다만, 지방자치단체인 경우에는 수수료와 우송료의 금액은 열람등요구에 필요한 실비의 범위에서 그 지방자치단체의 조례로 정한다.
수수료 또는 우송료는 다음의 구분에 따른 방법으로 납부한다. 다만, 국회, 법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회, 중앙행정기관 및 그 소속기관 등 국가기관 또는 지방자치단체는 「전자금융거래법」 제2조 제11호에 따른 전자지급수단 또는 「정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률」 제2조 제10호에 따른 통신과금서비스를 이용하여 수수료 또는 우송료를 내게 할 수 있다.
수수료 또는 우송료 내는 방법
- 국가기관에게 내는 경우: 수입인지
- 지방자치단체에게 내는 경우: 수입증지
- 국가기관 및 지방자치단체 외의 공공기관에게 내는 경우: 해당 공공기관이 정하는 방법
정보주체가 열람등요구를 하게 된 사유가 개인정보처리자에게 있는 경우에는 수수료와 우송료를 청구할 수 없다. 다만, 정보주체가 단순히 ‘궁금하다’ 또는 ‘확인해 보고 싶다’는 등의 사유로 열람등요구를 한 경우에는 해당 개인정보처리자는 열람등요구를 한 정보주체에게 수수료와 우송료를 부담하게 할 수 있다.
5. 열람등요구 지원시스템의 구축ᆞ운영
공공기관은 열람등요구 및 그에 대한 통지를 갈음하여 해당 업무를 전자적으로 처리할 수 있도록 시스템을 구축·운영하거나 그 밖의 절차를 정하여 해당 업무를 처리할 수 있다.
개인정보 보호위원회는 공공기관이 보유하고 있는 개인정보에 관한 열람등요구 및 그에 대한 통지에 관한 공공기관의 업무수행을 효율적으로 지원하기 위하여 시스템을 구축·운영할 수 있다.
개인정보 열람등요구를 한 정보주체는 “개인정보보호 포털”(www.privacy.go.kr)의 메뉴 가운데 ‘민원마당’ 내 ‘개인정보 열람등요구’에서 열람등요구의 안내를 받고, 신청 및 처리 조회를 할 수 있다.